Zelf al eens uren naar een wachtmuziekje geluisterd? Dan weet je perfect hoe frustrerend dit is. Het kan anders! Als onderneming kun je ook optimaal bereikbaar zijn en efficiënt werken zonder keuzemenu. Wij vertellen je hoe je dat aanpakt!
Werk met directe nummers
Door met directe nummers te werken en aparte call flows, kan het keuzemenu achterwege gelaten worden. Geef elke medewerker een eigen, direct nummer met een belgroep. Verschillende telefoontoestellen beginnen dan tegelijkertijd te rinkelen, waardoor er ook meerdere oproepen tegelijkertijd ontvangen kunnen worden. Zie je dit technisch niet zitten, dan is het natuurlijk ook mogelijk om met één centraal telefoonnummer te werken en de inkomende oproepen bij één persoon te centraliseren. Via verkorte nummers kan er dan doorverbonden worden naar individuen of belgroepen.
Ga je toch voor een keuzemenu?
Toch gewonnen voor een keuzemenu? Houd het simpel. Beperk het aantal opties. Klanten met vragen willen snel geholpen worden en niet 3 keer een menu beluisteren. Beperk ook de wachttijd. Zorg dat bellers een bericht kunnen achterlaten en bel ze zo snel mogelijk zelf terug.
Zorg voor een gepersonaliseerde aanpak
Een gepersonaliseerde welkomstboodschap wijst op professionaliteit en schept een band. Houd je klant ook zoveel mogelijk op de hoogte over de wachttijd. Belt je klant buiten de openingsuren, zorg dan voor een boodschap met de openingsuren of alternatieve methodes om contact op te nemen. Zo voelt de klant zich op zijn minst al geholpen.
Medewerkers moeten vlot met de telefonie kunnen werken
Hoe vaak zie je (nieuwe) medewerkers niet sukkelen met de telefonie? Doorschakelen lukt niet en het leidt al snel tot frustratie bij alle partijen. Zorg voor een degelijke manual of leg het telefoniesysteem bij het onboarden uit. Daar puurt iedereen winst uit.
De telefoontjes beperken
Een heldere website is een noodzaak en neem de meest gestelde vragen in een FAQ op. Daar kruipt best wat tijd in, maar die win je al snel terug. Zo kunnen mensen 24/7 een antwoord krijgen op hun vragen.
Kun je wat hulp gebruiken?
Op zoek naar een gedegen telecompartner die je de voordeligste en meest performante oplossingen voorschotelt? Een partner die met je meedenkt en als onafhankelijke makelaar je altijd aan de voordeligste tarieven kan helpen.
Maak een afspraak met een adviseur van Netcom Solutions
We denken graag met je mee. Ook jouw telefonie kunnen we ongetwijfeld optimaliseren en voordeliger maken.