Haben Sie jemals stundenlang Musik in der Warteschleife gehört? Dann wissen Sie genau, wie frustrierend das ist. Es kann anders sein! Als Unternehmen können Sie auch ohne Auswahlmenü optimal erreichbar sein und effizient arbeiten. Wir sagen Ihnen, wie das geht!
Arbeiten Sie mit direkten Zahlen
Durch die Arbeit mit direkten Nummern und separaten Anrufverläufen kann das Auswahlmenü weggelassen werden. Geben Sie jedem Mitarbeiter eine eigene Direktnummer mit einer Anrufgruppe. Es klingeln dann mehrere Telefone gleichzeitig, so dass mehrere Anrufe gleichzeitig empfangen werden können. Wenn Sie dies technisch nicht sehen, ist es natürlich auch möglich, mit einer zentralen Telefonnummer zu arbeiten und eingehende Anrufe an eine Person zu zentralisieren. Kurze Nummern können dann verwendet werden, um Anrufe an Einzelpersonen oder Anrufgruppen weiterzuleiten.
Gehen Sie immer noch für ein Auswahlmenü?
Immer noch für ein ausgewähltes Menü gewonnen? Halte es einfach. Begrenzen Sie die Anzahl der Optionen. Kunden mit Fragen möchten schnell geholfen werden und nicht dreimal auf ein Menü hören. Begrenzen Sie auch die Wartezeit. Stellen Sie sicher, dass Anrufer eine Nachricht hinterlassen und sie so schnell wie möglich zurückrufen können.
Stellen Sie einen personalisierten Ansatz bereit
Eine personalisierte Begrüßungsnachricht zeigt Professionalität an und schafft eine Bindung. Halten Sie Ihren Kunden auch so weit wie möglich über die Wartezeit auf dem Laufenden. Wenn Ihr Kunde außerhalb der Öffnungszeiten anruft, geben Sie eine Nachricht mit den Öffnungszeiten oder alternativen Kontaktmethoden an. Auf diese Weise fühlt sich der Kunde zumindest schon geholfen.
Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, reibungslos mit der Telefonie zu arbeiten
Wie oft sehen Sie (neue) Mitarbeiter, die mit Telefonie zu kämpfen haben? Anrufweiterleitung funktioniert nicht und führt schnell zu Frustration für alle Beteiligten. Stellen Sie beim Einsteigen ein ordnungsgemäßes Handbuch zur Verfügung oder erläutern Sie die Telefonanlage. Davon profitiert jeder.
Begrenzen Sie die Anrufe
Eine übersichtliche Website ist eine Notwendigkeit und enthält die am häufigsten gestellten Fragen in einer FAQ. Es dauert einige Zeit, aber Sie gewinnen es schnell zurück. Auf diese Weise erhalten die Mitarbeiter rund um die Uhr eine Antwort auf ihre Fragen.
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